Administración de datos en Excel

 Los datos que se ingresan en una hoja de calculo de Excel deben poder ser útiles, es decir, convertirse en información que permita tomar decisiones.

Los requisitos para que los datos puedan cumplir su labor de ayudar en la tarea de ofrecer información relevante para entender lo que sucede, sucedió o sucederá son:

1. Deben estar clasificados: me refiero a que la clasificación del contenido sea identificado con la misma clase entre ellos, es decir, los nombres en una columna, la dirección en otra, la ciudad, el teléfono, el correo electrónico. Nunca se deben mezclar, unir o escribir dentro de una misma celda dos datos de información diferente. Realmente, si se desea un reporte con una mezcla de información como la dirección con la ciudad, departamento y país pues debe ser el resultado de un reporte pero no desde un principio en la entrada de datos permitir que se junten o se tengan en una misma celda toda la información. Siempre será mas fácil unir que desagregar.

2. Estar estructurados: es decir, si es un teléfono deberá cumplir con una completa información, si se pide un celular deberán ser números y todos tienen que tener 10 dígitos. Si se trata de un correo deberá tener el @ y un punto(.)

3. Revisar que los datos importantes estén completos, es decir, no vacíos.

4. Tener por lo menos un campo que sea obligatorio, único e identificable como un identificación, es recomendable que sea un numero que es más confiable. Los nombres a menos que estén estandarizados no se recomiendan.

5. Estandarizar los datos: para la entrada de datos se recomienda el ingreso de datos mediante listas desplegables para que los datos sean uniformes. 

Cumpliendo estas 5 reglas la extracción de datos permitirá un orden de datos, sin embargo para la base de datos que se necesita puede ser que se requiera un paso adicional como la transformación, es decir, datos que deberán ser manejados mediante algún algoritmo, formulación o separación para que sean útiles los datos, por ejemplo: colocar todos los nombres en mayúsculas, separar la dirección en un formato especial, separar los nombres de los apellidos, etc.

Una vez los datos se hayan transformado como se necesitan se pasa a realizar la carga en el repositorio o lugar donde deberán quedar los datos.