Un sólo dato
Introducción
Cada persona tiene un tema que conoce, es su especialidad y debe de saber que usar el excel requerirá de un conocimiento que tal ves no sea de su agrado, sobre todo para aquellas personas que no les gusta el orden estricto, pues el excel exige tener la información organizada, ordenada, estandarizada y clara. Algunas personas pueden exasperarse por esta situación pues no están acostumbrados al detalle organizado. Te preguntaras a que me refiero? bueno, el éxito del uso del excel dependerá de la manera en que ingreses los datos, si lo haces de la forma adecuada lograras hacer fácil los informes y el excel trabajará para ti. Sino tienes en cuenta estos detalles te tocará depurar la información y harás doble o triple trabajo por no ser lo suficiente cuidadoso a la hora de ingresar los datos. Pulir información por falta de cuidado no es muy divertido, créame, quiero evitarle trabajar mucho, ayúdese, que el excel le facilitará la tarea mas adelante cuando tenga la información ingresada y organizada
Las reglas son simples: cada cuadrito en el excel debe corresponder a un sólo dato y a cuadrito, me refiero a celda, como A1, B2, D44, etc
¿que es un sólo dato? por ejemplo si tienes que hacer cálculos de un presupuesto de un mercado, entonces cuando te refieras a comprar 4 libras de arroz, entonces aunque parece una sola información, realmente son 3 datos:
la cantidad: 3
la unidad de manejo: libra
el ingrediente: arroz
esto significa que se deberá separar cada dato en un cuadrito aparte, es decir, una celda aparte.
¿Porque? la razón es que las cantidades se refiere a un número y seguro posteriormente se va a necesitar hacer cálculos con este número y si le colocas 3 libras, deja de ser un número y pasa a ser un texto y los textos no suman, las letras no se pueden sumar, el excel no entiende esto,
Se deben dejar separados pues son dos cosas diferentes. Ademas, hay que pensar en futuros usos que puede tener la información, por ejemplo, hacer equivalencias, donde se puede pasar las libras a gramos, a onzas o lo que se necesite.
¿Cómo se colocan los datos? cada dato se debe ingresar de tal forma que se escriban adecuadamente, y de una forma estandarizada, esto es, si escribes Atún, nota que tiene tilde en la ú, si lo colocas sin tilde atun, para el excel será diferente, pues el carácter(letra) u y ú son distintos y por lo tanto la palabra sera diferente.
Otro error demasiado frecuente es el mal uso de los espacios, poner un espacio antes o al final, he notado que muchas personas luego de escribir una palabra le dan un espacio como si estuvieran escribiendo en word, para separar una palabra de otras se deja un espacio y en vez de darle un enter al final le dan un espacio. Esto es un error garrafal pues para el excel son dos palabras diferentes y lo mas complicado es que para el ojo humano es difícil detectarlo. Claro que el excel tiene solución para ello, es muy fácil y lo explicaré luego.
¿Dónde se colocan los datos? para el caso en que hablo, se debe colocar, en la primera línea, los títulos, luego en la segunda línea los datos. Es decir;
En la fila 1 los títulos serian:
A B C
1 Cantidad Unidad Ingrediente
Esto es: en la celda A1 se escribe Cantidad, en la celda B1 se escribe Unidad, en la celda C1, se escribe Ingrediente.
En la fila 2, empezaremos a colocar los datos:
A B C
2 3 Libras Arroz
Entonces, se tendrá:
A B C
1 Cantidad Unidad Ingrediente
2 3 Libras Arroz
¿Cómo ingresarlo mas rápido? más que nada debe estar atento, excel le ayuda a ingresar los datos rápidamente siempre y cuando haya ingresado por lo menos una vez en una columna un dato de texto, aunque hay muchas formas de hacerlo y lo veremos mas adelante, le diré la mas fácil y simple: observe la pantalla, el excel posee un sistema de autollenado, es decir, si ya ha escrito por lo menos una vez la palabra el le ayudará a llenar el dato en forma automática, lo único que debe hacer es observar y apenas vea el autollenado, darle enter. En el ejemplo, si usted escribe en la línea 3, en la celda B3 la letra L, automáticamente vera que se muestra Libras, dele enter, no necesita escribir toda la palabra a menos que lo que necesite sea otra unidad, si es diferente escríbalo y olvídese de la ayuda, si es igual a Libras, entonces simplemente dele la tecla enter.
Cada persona tiene un tema que conoce, es su especialidad y debe de saber que usar el excel requerirá de un conocimiento que tal ves no sea de su agrado, sobre todo para aquellas personas que no les gusta el orden estricto, pues el excel exige tener la información organizada, ordenada, estandarizada y clara. Algunas personas pueden exasperarse por esta situación pues no están acostumbrados al detalle organizado. Te preguntaras a que me refiero? bueno, el éxito del uso del excel dependerá de la manera en que ingreses los datos, si lo haces de la forma adecuada lograras hacer fácil los informes y el excel trabajará para ti. Sino tienes en cuenta estos detalles te tocará depurar la información y harás doble o triple trabajo por no ser lo suficiente cuidadoso a la hora de ingresar los datos. Pulir información por falta de cuidado no es muy divertido, créame, quiero evitarle trabajar mucho, ayúdese, que el excel le facilitará la tarea mas adelante cuando tenga la información ingresada y organizada
Las reglas son simples: cada cuadrito en el excel debe corresponder a un sólo dato y a cuadrito, me refiero a celda, como A1, B2, D44, etc
¿que es un sólo dato? por ejemplo si tienes que hacer cálculos de un presupuesto de un mercado, entonces cuando te refieras a comprar 4 libras de arroz, entonces aunque parece una sola información, realmente son 3 datos:
la cantidad: 3
la unidad de manejo: libra
el ingrediente: arroz
esto significa que se deberá separar cada dato en un cuadrito aparte, es decir, una celda aparte.
¿Porque? la razón es que las cantidades se refiere a un número y seguro posteriormente se va a necesitar hacer cálculos con este número y si le colocas 3 libras, deja de ser un número y pasa a ser un texto y los textos no suman, las letras no se pueden sumar, el excel no entiende esto,
Se deben dejar separados pues son dos cosas diferentes. Ademas, hay que pensar en futuros usos que puede tener la información, por ejemplo, hacer equivalencias, donde se puede pasar las libras a gramos, a onzas o lo que se necesite.
¿Cómo se colocan los datos? cada dato se debe ingresar de tal forma que se escriban adecuadamente, y de una forma estandarizada, esto es, si escribes Atún, nota que tiene tilde en la ú, si lo colocas sin tilde atun, para el excel será diferente, pues el carácter(letra) u y ú son distintos y por lo tanto la palabra sera diferente.
Otro error demasiado frecuente es el mal uso de los espacios, poner un espacio antes o al final, he notado que muchas personas luego de escribir una palabra le dan un espacio como si estuvieran escribiendo en word, para separar una palabra de otras se deja un espacio y en vez de darle un enter al final le dan un espacio. Esto es un error garrafal pues para el excel son dos palabras diferentes y lo mas complicado es que para el ojo humano es difícil detectarlo. Claro que el excel tiene solución para ello, es muy fácil y lo explicaré luego.
¿Dónde se colocan los datos? para el caso en que hablo, se debe colocar, en la primera línea, los títulos, luego en la segunda línea los datos. Es decir;
En la fila 1 los títulos serian:
A B C
1 Cantidad Unidad Ingrediente
Esto es: en la celda A1 se escribe Cantidad, en la celda B1 se escribe Unidad, en la celda C1, se escribe Ingrediente.
En la fila 2, empezaremos a colocar los datos:
A B C
2 3 Libras Arroz
Entonces, se tendrá:
A B C
1 Cantidad Unidad Ingrediente
2 3 Libras Arroz
¿Cómo ingresarlo mas rápido? más que nada debe estar atento, excel le ayuda a ingresar los datos rápidamente siempre y cuando haya ingresado por lo menos una vez en una columna un dato de texto, aunque hay muchas formas de hacerlo y lo veremos mas adelante, le diré la mas fácil y simple: observe la pantalla, el excel posee un sistema de autollenado, es decir, si ya ha escrito por lo menos una vez la palabra el le ayudará a llenar el dato en forma automática, lo único que debe hacer es observar y apenas vea el autollenado, darle enter. En el ejemplo, si usted escribe en la línea 3, en la celda B3 la letra L, automáticamente vera que se muestra Libras, dele enter, no necesita escribir toda la palabra a menos que lo que necesite sea otra unidad, si es diferente escríbalo y olvídese de la ayuda, si es igual a Libras, entonces simplemente dele la tecla enter.
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